Weerbaarheid en veiligheid in de horeca: maak je zaak bestand tegen noodsituaties

Een crisis is altijd een onaangename verrassing. Een cyberaanval, stroom- of wateruitval, een verstoring in de levering; je zit er nooit op te wachten. Met een paar slimme maatregelen kun je het stilvallen van je kassa, keuken of planning, omzetverlies of zelfs gedwongen sluiting voorkomen.

Het zijn onrustige tijden en we worden ons steeds bewuster van de risico’s. Cybercrime raakt zowel grote als kleine bedrijven en geopolitieke spanningen kunnen de energie- en toelevering verstoren. Verbeter je de weerbaarheid van je zaak, dan kan dit ervoor zorgen dat je minder uitval en minder schade hebt en/of sneller weer open kunt. Je kunt op drie gebieden actie ondernemen: digitaal, fysiek en mentaal.

Digitale weerbaarheid: online bescherming van je zaak

Omdat je reserveringen, betalingen en administratie digitaal lopen, is basisbeveiliging heel belangrijk. Met deze tips zorg je daarvoor. 

1. Zorg dat je netwerk en accounts op orde zijn. Gebruik een gescheiden gastennetwerk, sterke en unieke wachtwoorden (liefst via een wachtwoordmanager) en zet tweefactorauthenticatie (2FA) of multifactorauthenticatie (MFA) aan.
2. Ga zorgvuldig om met updates en basisbescherming. Update je kassasysteem en apparatuur meteen (patches) en gebruik antivirus en firewall.
3. Maak back-ups (en test herstel). Maak regelmatig back-ups van kritieke data (zoals reserveringen en administratie) en test het terugzetten.
4. Maak je medewerkers cyberbewust. Bespreek met je team hoe je met phishing omgaat en gebruik een (gratis) scan of training, zoals via het Nationaal Cyber Security Centrum (voorheen: Digital Trust Center).

Fysieke weerbaarheid: noodsituaties in je zaak

Fysieke weerbaarheid gaat over continuïteit en veiligheid bij brand, uitval van stroom, water, internet en pin en andere incidenten. Dit zijn de kernacties:

1. Zorg dat de basis op orde is (en je voldoet aan de wet- en regelgeving).
   Check brandveiligheid volgens het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). Denk hierbij aan je blusmiddelen, noodverlichting, vluchtroutes en vrije nooduitgangen. Controleer ook periodiek je installaties en keukenapparatuur.
2. Maak een calamiteitenplan met rolverdeling.
   Werk scenario’s uit (bij brand, uitval van stroom, water, internet, pin of gaslek) en leg vast welke medewerker wat doet. Houd een papieren lijst bij met noodnummers en gebruik eventueel het KHN Model Bedrijfsnoodplan.
3. Noodvoorzieningen: regel een ‘plan B’.
   Zorg dat je noodverlichting, zaklampen, powerbanks, een alternatief voor pin en internet en noodstroom voor je koeling en vriezers hebt. Leg ook een basisvoorraad water en benodigdheden aan, zodat je de eerste 72 uur kunt overbruggen.
4. Check verzekeringen en contracten.
   Heb je dekking voor bedrijfsschade, bederf van voorraad en gedwongen sluiting? Wat valt niet onder je verzekering? En leg met je leveranciers vast wat er gebeurt bij leveringsproblemen en welke alternatieven je hebt.
5. Zorg dat je kunt blijven communiceren. 
   Maak een papieren lijst met noodnummers, houd een opgeladen noodtelefoon achter de hand en informeer je gasten en je omgeving, bijvoorbeeld via een bordje op de deur of je social mediakanalen. 

Mentale weerbaarheid: veerkracht en daadkracht van jou en je team

Weerbaarheid heeft ook een menselijk aspect. In stresssituaties is het belangrijk dat je medewerkers weten wat zij moeten doen. Deze drie acties zorgen voor rust, duidelijkheid en een effectieve werkwijze:

1. Train je team op bhv en agressie. Zorg dat er altijd genoeg bhv’ers aanwezig zijn en laat je medewerkers een training ‘Omgaan met agressie en geweld’ volgen.
2. Oefen verschillende scenario’s kort. Loop twee tot drie keer per jaar een paar ‘wat als’-situaties door (uitval van stroom, pin, internet of een ontruiming). Dan wordt reageren routine.
3. Communiceer en evalueer na een incident. Bespreek het voorval met je team, verdeel de taken en regel nazorg als dat nodig is. Leren van incidenten maakt je volgende keer sneller.

Maak ook gebruik van je netwerk. Spar met collega-ondernemers in je regio: dat versnelt het maken van beslissingen tijdens incidenten.

Dit is een overzicht van de benodigde acties per categorie:

Checklists en meer informatie

Wil je direct met weerbaarheid aan de slag of meer weten? Lees dan ook: 

• Brand in de horeca: zo beperk je de risico’s en handel je veilig | KHN
• Stroomstoring in de horeca: zo voorkom je onrust, ongemak en schade | KHN
• Waterstoring in de horeca: zo voorkom je schade en stress | KHN 

Deze artikelen bevatten handige checklists en slimme tips voor vóór, tijdens en na een calamiteit. 

In de overheidscampagne 'Denk vooruit' worden concrete tips gedeeld hoe om te gaan met een noodsituatie. Eén daarvan is een voorbeeld draaiboek die je kunt invullen om je voor te bereiden. Je bekijkt en download deze hier.

Check ook:

• De Handreiking Weerbaarheid: hierin vind je praktische stappenplannen voor o.a. 72 uur stroom- of internetuitval en andere grote verstoringen.
• NCSC: hier vind je scans en (soms) subsidie voor cyberweerbaarheid. Check of er regelingen lopen voor investeringen in 2FA, back-ups, training en basisbeveiliging.