Arbeidswetgeving: dit zijn belangrijke aandachtspunten bij een inspectie

De wet- en regelgeving rondom personeel, arbeidsomstandigheden en tewerkstelling is complex. Wij ontvangen dan ook vaak vragen en signalen hierover. De Nederlandse Arbeidsinspectie constateert regelmatig voorkombare overtredingen. In dit artikel vind je de belangrijkste aandachtspunten.

Wat gebeurt er tijdens een inspectie?

Als horecaondernemer ben je verplicht om medewerking te verlenen aan een inspectie en gevraagde informatie of documenten beschikbaar te stellen. Dit geldt ook voor je medewerkers. Heb je niet direct alle documenten beschikbaar? Dan kun je vaak een redelijke termijn afspreken met de Arbeidsinspectie om de ontbrekende informatie alsnog aan te leveren. Het personeelsdossier hoeft niet op de zaak zelf aanwezig te zijn, maar moet wel op korte termijn beschikbaar zijn.

Lever je informatie niet binnen de afgesproken termijn aan? Dan kan dit leiden tot handhavende maatregelen of boetes. Afhankelijk van de overtreding kunnen deze aanzienlijk oplopen.

Welke documenten zal de inspecteur willen zien?

Dat kan natuurlijk verschillen per controle. Waar bij een standaardcontrole in ieder geval naar gevraagd wordt, zijn:

• Arbeidsovereenkomsten;
• Urenregistratie;
• Loonstroken;
• Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en plan van aanpak;
• Basiscontract arbodienst;
• Bewijs werkvergunningen / verblijfsdocumenten (indien relevant);
• Gegevens van uitzendkrachten;
• Werkinstructies; ook voor kwetsbare groepen, zoals jongere medewerkers en medewerkers die geen Nederlands spreken;
• BHV- en veiligheidsinformatie.

Wat zijn belangrijke aandachtspunten?

Personeelsdossiers en identificatie

• Controleer of je van alle medewerkers een geldig identiteitsbewijs hebt.
• Voldoe aan de verificatieplicht bij indiensttreding.
• Controleer extra zorgvuldig bij buitenlandse medewerkers.

Lees ook: 

• Snel en eenvoudig leeftijden controleren én ID's checken?… | KHN
• Hoe-herken-ik-een-valse-ID.pdf
• Stappenplan verificatieplicht

Buitenlandse medewerkers

• Controleer of een eventueel noodzakelijke tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning in het dossier zit.
• Maak duidelijke afspraken met uitzend-, payroll- of schoonmaakbedrijven over naleving van wet- en regelgeving. Zorg ervoor dat je een kopie ID-bewijs hebt opgeslagen, als het een uitzendkracht betreft van buiten de EU, EER of Zwitserland.

Lees ook:

• Tewerkstellingsvergunning aanvragen (IND)

Werk- en rusttijden

• Zorg voor een goede urenregistratie. Zorg bij wisselende roosters voor een duidelijke begintijd, eindtijd en pauzetijden.
• Controleer of medewerkers voldoende rust krijgen tussen diensten.
• Houd rekening met afwijkende regels voor jongeren. 
• Houd rekening met strengere regels voor nachtdiensten.

Lees ook:

• Vanaf welke leeftijd mogen jongeren werken in de horeca? | KHN 
• Wat zijn de regels voor werk- en rusttijden voor volwassen… | KHN
• Welke regels gelden bij nachtdiensten? | KHN

Arbeidsomstandigheden

• Zorg voor een actuele RI&E. 
• Neem passende maatregelen tegen fysieke belasting, agressie en ongewenst gedrag.
• Instrueer medewerkers over veilig werken.
• Is er een basiscontract met een Arbodienst?
• Zijn er voldoende goed opgeleide BHV-ers?

Lees ook:

• Hoe moet het arbobeleid er in mijn zaak uit zien? | KHN
• Wat moet je als werkgever doen tegen psychosociale… | KHN
• Ben ik verplicht om een contract te sluiten met een… | KHN
• Hoeveel bedrijfshulpverleners (bhv'ers) heb ik nodig? | KHN

Inhuur van derden

• Controleer of schoonmaak- en uitzendbedrijven voldoen aan wet- en regelgeving.
• Check of het uitlenende bedrijf voldoet aan de WAADI.
• Werken met schoonmaak- of uitzendbedrijven met een SNA keurmerk kan meer zekerheid bieden
• Leg afspraken schriftelijk vast.
• Houd toezicht op de naleving hiervan.

Lees ook:

• Waarop moet ik letten als ik samenwerk met een uitzendbureau? | KHN

Wacht niet tot je inspectie krijgt. Zet zelf direct de benodigde stappen om risico’s te vermijden:

• Op www.zelfinspectie.nl vind je veelvoorkomende risico’s in de horeca en handige checklists.
• Als je samenwerkt met een schoonmaakbedrijf, lees dan ook: Protocol-hotelschoonmaak-bij-de-Code-Verantwoordelijk-Marktgedrag.pdf

Heb je een vraag?

Neem dan contact op met KHN Advies, via 0348 48 94 89 of info@khn.nl. Je kunt ook altijd contact opnemen met je regiomanager. Hij of zij helpt je natuurlijk graag verder.