Name: Koninklijke Horeca Nederland
Address: Vijzelmolenlaan 10-12, Woerden, 3447 GX, NL
Telephone: 0348 48 94 89
Price range: $

Heb je tijdelijk minder werk, terwijl een andere horecaondernemer juist personeel tekortkomt? Dan kun je overwegen om een medewerker tijdelijk uit te lenen. Dit wordt ook wel collegiale uitleen of detachering genoemd.

Maak vooraf duidelijke afspraken met de medewerker én met het bedrijf dat de medewerker inleent. Bij het uitlenen van personeel gelden namelijk arbeidsrechtelijke, fiscale en veiligheidsregels.

Vraag de medewerker vooraf om akkoord

De medewerker blijft tijdens de uitleen bij jou in dienst. Jij blijft als werkgever verantwoordelijk voor onder meer de arbeidsovereenkomst, loonbetaling, vakantie, ziekte en re-integratie.

Vraag de medewerker altijd vooraf schriftelijk om akkoord met de concrete uitleen. Ook als in de arbeidsovereenkomst staat dat de medewerker op andere locaties kan worden ingezet, voorkomt dit discussie over de gemaakte afspraken.

Leg in ieder geval vast:

bij welk bedrijf en op welke locatie de medewerker gaat werken;
welke functie en werkzaamheden gelden;
wanneer en hoelang de uitleen duurt;
hoeveel uur de medewerker werkt;
welke werktijden en pauzes gelden;
dat de medewerker op de werkvloer instructies krijgt van de inlener;
welke reis- en andere kosten worden vergoed;
bij wie de medewerker zich ziek meldt;
hoe de uitleen tussentijds kan worden beëindigd.

Je kunt de instemming opnemen in een afzonderlijke plaatsingsbevestiging. Je kunt ook een overeenkomst gebruiken die door de uitlener, inlener en medewerker wordt ondertekend.

Maak schriftelijke afspraken met de inlener

Maak een uitleenovereenkomst met de ondernemer die jouw medewerker inleent. Neem daarin onder andere op:

de begin- en einddatum van de uitleen;
het aantal uren en de werktijden;
de functie en werkzaamheden;
het bedrag dat de inlener betaalt en hoe dit is berekend;
de toepasselijke arbeidsvoorwaarden;
de registratie en goedkeuring van gewerkte uren;
afspraken over ziekte, vakantie en vervanging;
de verantwoordelijkheid voor een veilige werkplek;
aansprakelijkheid en verzekeringen;
de betaling van loonheffingen en btw;
de manier waarop de uitleen kan worden beëindigd.

KHN heeft voor leden een modelovereenkomst voor collegiale in- en uitleen beschikbaar. Laat het model aanpassen aan de concrete situatie.

Controleer of het echt collegiale uitleen is

Bij tijdelijke collegiale uitleen als hulp aan een andere ondernemer, zonder winst of opslag, kan de Waadi buiten toepassing blijven. Zorg dat uit je administratie duidelijk blijkt welke kosten je doorberekent en dat je aan de uitleen niets verdient.

Leen je structureel personeel uit, reken je een opslag of is de uitleen onderdeel van je bedrijfsactiviteiten? Dan kan de Waadi wel van toepassing zijn. Controleer in dat geval onder meer of je als uitlener geregistreerd moet staan en welke arbeidsvoorwaarden voor de medewerker gelden.

Gebruik bij twijfel de officiële beslisboom of neem contact op met KHN Advies.

Nieuwe regels vanaf 2027

Op 1 januari 2027 treedt de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, de Wtta, in werking. Vanaf 1 januari 2028 start de handhaving van de toelatingsplicht.

Echte collegiale uitleen zonder winst of opslag blijft volgens de officiële uitleg buiten het toelatingsstelsel. Valt de uitleen niet onder deze uitzondering? Dan kan een toelating of ontheffing nodig zijn.

Controleer daarom vóór de uitleen welke regels op dat moment gelden.

Zorg voor een veilige werkplek

De inlener moet zorgen voor een veilige werkplek en duidelijke werkinstructies. Jij blijft als werkgever daarnaast verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van jouw medewerker.

Vraag de inlener vóór de start om informatie over:

de werkzaamheden en specifieke arbeidsrisico’s;
veiligheidsregels en werkinstructies;
benodigde ervaring, opleiding of certificaten;
persoonlijke beschermingsmiddelen;
de procedure bij een ongeval of onveilige situatie;
de contactpersoon op de werkvloer.

Informeer de medewerker vóór de start over de risico’s en afspraken. Leg in de uitleenovereenkomst vast wie instructies geeft en wie een arbeidsongeval meldt en onderzoekt.

Controleer ook of de aansprakelijkheidsverzekeringen van beide ondernemingen de uitleen en de werkzaamheden dekken.

Houd rekening met inlenersaansprakelijkheid

De inlener kan onder omstandigheden aansprakelijk worden gesteld als de uitlener de loonheffingen of btw voor de uitgeleende medewerker niet betaalt. Dit heet inlenersaansprakelijkheid.

Een afspraak waarin de uitlener de inlener vrijwaart, voorkomt niet dat de Belastingdienst de inlener aansprakelijk kan stellen. Zo’n vrijwaring werkt alleen tussen beide ondernemers.

Bij omvangrijke of structurele uitleen kan de inlener het risico onder meer beperken door:

een goede urenadministratie bij te houden;
regelmatig een verklaring betalingsgedrag te vragen;
een deel van de factuur op een g-rekening te betalen.

Vraag hierover zo nodig advies aan een accountant of fiscalist.

Praktische stappen

Bepaal of sprake is van tijdelijke collegiale hulp zonder winstoogmerk.
Bespreek de uitleen met de medewerker en vraag schriftelijk akkoord.
Leg de functie, locatie, periode, uren en arbeidsvoorwaarden vast.
Onderbouw welke kosten je aan de inlener doorberekent.
Controleer met de beslisboom of de Waadi of Wtta van toepassing kan zijn.
Vraag informatie op over de arbeidsrisico’s en veiligheidsmaatregelen.
Maak schriftelijke afspraken over ziekte, aansprakelijkheid, verzekeringen en belastingen.
Laat de afspraken juridisch en fiscaal toetsen bij structurele of langdurige uitleen.

Let op

Of sprake is van echte collegiale uitleen hangt af van de concrete feiten. Het gaat niet alleen om de naam die ondernemers aan de afspraak geven.

Leen je regelmatig medewerkers uit, reken je een opslag of is de uitleen onderdeel van jouw bedrijfsactiviteiten? Of heb je andere vragen? Neem dan vooraf contact op met KHN Advies.

Meer informatie

De beslisboom is de officiële actuele route om te beoordelen of een uitlener onder de Wtta-toelatingsplicht valt en benoemt ook de uitzondering voor collegiale uitleen. (toelatinguitleenmarkt.nl)

Vragen? Neem contact op met KHN Advies (t. 0348 489 489 e. info@khn.nl)