AI begint bij data: zo onderneemt Robin Vromans slimmer

Toen Robin Vromans bijna vier jaar geleden startte met BUNKR in Eindhoven, lag één ding voor de hand: hier moest iets met technologie gebeuren. De horecazaak zit namelijk in een oud pand van de TU Eindhoven. “Daar zat al best veel historie en een haakje met technologie.” Voor Robin werd BUNKR een plek om te onderzoeken wat technologie kan betekenen voor de horeca. En waar hij leerde dat het vooral een hulpmiddel moet zijn dat past bij het concept, de gast, en de ondernemer.

Het idee was om de hele gastreis onder de loep te nemen: van reservering en binnenkomst tot verblijf en vertrek. Welke stappen kun je slimmer maken? En waar kan AI werk uit handen nemen? “Ik merkte al snel dat technologie aan de voorkant van de horeca niet altijd wordt omarmd. Gasten zitten niet altijd te wachten op een ‘device’ aan tafel of op een volledig gedigitaliseerde ervaring.” 

Die zoektocht bracht Robin uiteindelijk bij het belang van data: de informatie die je als ondernemer al in huis hebt en waarmee je betere keuzes kunt maken.

Kijk eerst naar je eigen bedrijf

Het toepassen van AI begint volgens Robin niet bij een nieuwe tool, maar bij een duidelijke vraag: wat wil je verbeteren? Wil je tijd besparen, slimmer plannen of beter zichtbaar zijn voor gasten? Pas daarna kijk je welke technologie daarbij kan helpen. 

Voor sommige ondernemers is het al een belangrijke eerste stap om maandelijks goed inzicht te hebben in omzet, inkoop en kosten. Als die basis ontbreekt, is AI vaak nog te ver weg. Daarom adviseert hij ondernemers om dicht bij hun eigen praktijk te blijven. “Kijk waar je veel tijd aan kwijt bent, welke werkzaamheden steeds terugkomen en waar je mogelijk geld laat liggen. Daar liggen vaak de eerste kansen.”

De grootste winst zit achter de schermen

Waar AI in de horeca soms wordt geassocieerd met robots, schermen of geautomatiseerde bediening, ziet Robin de grootste waarde juist in de processen die de gast niet ziet. Denk aan inkoop, personeelsplanning en marketing. Vooral data spelen daarin een belangrijke rol. Iedere horecazaak beschikt over waardevolle informatie: kassadata, inkoopgegevens, reserveringen en personeelsroosters. Door die gegevens beter te bekijken, kun je patronen herkennen en betere keuzes maken. 

“Alles wat je in data kunt leren begrijpen, is interessant,” vertelt Robin. “Daarbij maakt het niet uit of je een laagdrempelige zaak, een stadsbrouwerij of een restaurant in het hogere segment runt. Iedere ondernemer kan iets leren van de gegevens die al in het bedrijf aanwezig zijn.”

Personeelsplanning blijft mensenwerk

Ook personeelsplanning ziet Robin als een kansrijke toepassing van data en AI. Op basis van historische drukte, weersinvloeden, evenementen in de omgeving en andere informatie kun je voorspellen hoeveel medewerkers je nodig hebt. Tegelijkertijd noemt hij dit een van de complexere toepassingen. 

“Een systeem kan helpen met een voorstel, maar jij kent je team en je zaak. Je moet altijd blijven kijken of het klopt in de praktijk.”

Want een planning draait niet alleen om aantallen. Hoe zit het team in elkaar? Welke ervaring hebben medewerkers? En past de planning bij de praktijk van die dag? AI kan ondersteunen, maar de menselijke check blijft nodig.”

Kijk ook naar je online vindbaarheid

Naast bedrijfsvoering ziet Robin ook kansen in marketing en online vindbaarheid. Gasten zoeken nu nog vaak via Google naar een restaurant of café, maar dat kan snel veranderen. In de toekomst vragen mensen misschien aan hun auto, smartwatch of AI-assistent waar ze in de buurt kunnen eten. 

Daarom wordt het volgens Robin steeds belangrijker dat je bedrijf online goed vindbaar én goed leesbaar is voor AI-systemen. Denk aan een duidelijke website, kloppende openingstijden, een actuele menukaart, goede reviews en snelle reacties. En dat hoeft je echt niet helemaal zelf uit te zoeken. Soms is het juist slimmer om hiervoor een gespecialiseerde partij in te schakelen, voegt Robin toe. 

De toekomst: meer overzicht in je bedrijf

Ai kan volgens Robin uitgroeien tot een digitale sparringpartner voor ondernemers. Hij verwacht dat het over drie á vier jaar heel normaal is dat bedrijven een eigen AI-assistent hebben. 

Zo’n assistent helpt om sneller inzicht te krijgen in wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is. Voor Robin is dat de kern: AI moet ondernemers helpen om beter te begrijpen wat er in hun bedrijf gebeurt. Niet door het ingewikkelder maken, maar juist door meer overzicht te geven. 

Drie tips van Robin Vromans

1. Begin met een doel 
Ga niet op zoek naar een AI-tool, maar kijk eerst waar je tijd verliest of kansen laat liggen. 

2. Zorg voor bruikbare data 
Goede inzichten beginnen met betrouwbare gegevens uit je kassa-, inkoop- en administratiesystemen. 

3. Zet kleine stappen 
Pak één proces tegelijk aan en kijk wat bij jouw bedrijf past. Niet alles hoeft direct geautomatiseerd te worden.