Wat is de verjaringstermijn van vakantiedagen?

Medewerkers moeten hun wettelijke vakantiedagen binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen. Wettelijke vakantiedagen uit vorig jaar die nog over zijn, kunnen hierdoor dit jaar per 1 juli vervallen. Hier zijn wel strikte voorwaarden aan verbonden. Allereerst moet er een duidelijk administratief onderscheid zijn in de opbouw en opname van de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Ook moet je de medewerkers van tevoren schriftelijk informeren over het verval van de vakantiedagen. Daarnaast moet de medewerker in de gelegenheid zijn geweest om de vakantiedagen op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Bovenwettelijke dagen die zijn opgebouwd in bijvoorbeeld 2019 vervallen dus pas op 31 december 2024.

Aantal vakantiedagen per jaar

Het wettelijke aantal vakantiedagen per jaar is vier maal het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime dienstverband is dit twintig vakantiedagen per jaar (4 x 5 dagen). Per arbeidsuur bedraagt de opbouw 0,0769 vakantie-uur.

Het bovenwettelijke aantal vakantiedagen bedraagt eenmaal het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime dienstverband is dit vijf vakantiedagen per jaar (1 x 5 dagen). Per arbeidsuur bedraagt de opbouw 0,0192 vakantie-uur.

Strikte voorwaarden

De werkgever mag de vakantiedagen alleen laten vervallen als er redelijkerwijs een mogelijkheid bestond om de vakantiedagen tijdig op te nemen. Als bijvoorbeeld vakantie aanvragen regelmatig werden afgewezen, kunnen dagen niet tot verval komen.
Bovendien moet er gewaarschuwd zijn dat de dagen zouden komen te vervallen als de medewerker deze niet zou opnemen.
Het informeren over het mogelijke vervallen van vakantiedagen moet duidelijk, tijdig, èn individueel gebeuren. In de informatie moet bestaan uit het aantal vakantiedagen en hoe vervaltermijnen van toepassing zijn.

De bewijslast m.b.t. het informeren over het mogelijke verval, ligt bij de werkgever. Er moet kunnen worden aangetoond dat de medewerker de informatie heeft ontvangen. Alleen informeren middels een digitaal systeem, is niet voldoende.

Bij opname van dagen moeten altijd die dagen worden afgeboekt, die voor medewerker het gunstigst zijn, dat wil zeggen, de dagen die het eerst vervallen.

Advies

Houd in jouw administratie dus goed bij welke vakantie-uren wanneer zijn opgebouwd en welke zijn opgenomen. Zo kun je bij het afboeken van vakantiedagen goed bepalen welke dagen eerst worden opgenomen. Wanneer een medewerker nog veel dagen over heeft, moet deze in de gelegenheid worden gesteld de dagen voor de verjaring op te nemen en hierover duidelijk, tijdig en individueel geïnformeerd worden.

Vragen

Meer weten? Neem contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of per mail: khnadvies@khn.nl.