Wat zijn mijn administratieve verplichtingen bij het inchecken van hotelgasten?

Is een hotelmedewerker verplicht om het identiteitsbewijs (ID) van een gast fysiek te controleren of kan dit ook via een digitale check-in? 

Wettelijke verplichtingen in Nederland 

Op basis van nationale en lokale wet- en regelgeving ben je verplicht om gegevens van hotelgasten bij het inchecken voor één of meerdere overnachtingen te registreren. De verkregen gegevens dien je vervolgens beschikbaar te houden voor diverse instanties. Wat moet je registreren? En wat mag niet? KHN geeft antwoord.

Hotels moeten volgens het Wetboek van Strafrecht een nachtregister bijhouden. Daarnaast kan ook jouw gemeente vastgelegd hebben dat je verplicht bent een nachtregister bij te houden. Dit is opgenomen in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV). Deze extra registratie heeft over het algemeen als doel gegevens over jouw gasten beschikbaar te stellen aan hulpdiensten die hier in geval van een misdrijf of calamiteiten gebruik van kunnen maken. Ook worden deze gegevens gebruikt bij de opgave van de toeristenbelasting.

Nachtregister

In het nachtregister neem je het volgende op:

• Aankomst- en vertrekdatum.
• Naam en woonplaats van de gast.
• Type identiteitsbewijs dat de gast overlegt.

Op nachtverblijf, verschaft aan meereizende echtgenoten, minderjarige kinderen of aan reisgezelschappen, is het bovenstaande niet van toepassing. Deze wetgeving geldt voor alle gasten, ongeacht hun land van herkomst.

Privacywetgeving

Vanwege de privacywetgeving mag je geen kopieën van identiteitsbewijzen maken en mag je deze niet innemen, ook niet als de APV dit voorschrijft. Onder kopieën vallen ook scans en foto’s. Het is ook niet toegestaan om het burgerservicenummer over te nemen. Wanneer je het burgerservicenummer wel als invuloptie opneemt op het registratieformulier en de gast vult dit zelf vrijwillig in, is het wel toegestaan. Let wel op dat jouw front-office medewerkers hier niet actief op mogen wijzen!

De verificatieplicht houdt in dat het hotel moet controleren of het ID echt is. Het doel is dat de identiteit van de gast op een betrouwbare manier wordt vastgesteld.

Digitale check-in en ID-verificatie 

Steeds meer hotels maken gebruik van digitale oplossingen, zoals ID-scanning of iDIN bij self check-in kiosken. Deze systemen controleren automatisch de echtheid van identiteitsdocumenten en voldoen aan compliance-eisen. 

Volgens Europese regelgeving moeten hotels transparant zijn over welke gegevens zij verzamelen en met welk doel. Digitale ID-verificatie is toegestaan, mits deze voldoet aan de privacyregels en alleen de noodzakelijke gegevens worden verwerkt.

Praktische interpretatie 

Digitale ID-verificatie is toegestaan, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Het gebruikte systeem is betrouwbaar en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, inclusief controle op de echtheid van het identiteitsbewijs.
• Het hotel registreert de wettelijk vereiste gegevens in het nachtregister.
• Er worden geen onnodige kopieën van identiteitsbewijzen opgeslagen zonder geldige reden en toestemming.

Dit betekent dat een medewerker niet per se fysiek een identiteitsbewijs hoeft te controleren, zolang de digitale oplossing voldoet aan de wettelijke verificatieplicht.

Steekproef
Het Centraal Bureau voor de Statistiek voert jaarlijks een onderzoek uit onder hoteliers middels een steekproef. Je bent verplicht hieraan mee te werken. De gewenste gegevens zijn over het algemeen eenvoudig op te leveren met behulp van je reserveringssysteem.

Controles

De gemeente kan jou vragen om de gegevens uit het nachtregister aan te leveren. Bijvoorbeeld bij jouw aangifte van de toeristenbelasting. In verband met eventuele controles op de toeristenbelasting van de belastingdienst, adviseren wij je jouw gastenadministratie zeven jaar te bewaren. Wettelijk gezien is iedere ondernemer dit verplicht. Het is echter wel mogelijk om - vanuit het idee van administratieve lastenverlichting – bij de Gemeentelijke Belastingdienst afspraken te maken over kortere bewaartermijnen op individueel niveau.