Wat moet ik doen bij het overlijden van een medewerker?

Het overlijden van een medewerker is ingrijpend voor de nabestaanden, collega’s en jou als werkgever. Neem daarom eerst de tijd voor persoonlijk contact en steun aan het team. Daarnaast moet je een aantal juridische en administratieve zaken zorgvuldig regelen.

Heb aandacht voor de nabestaanden en het team

Wijs één contactpersoon aan voor het contact met de nabestaanden. Dat kan jijzelf, de leidinggevende of iemand van HR zijn. Zo weten de nabestaanden bij wie zij terechtkunnen en voorkom je dat meerdere collega’s tegelijk contact opnemen.

Betuig namens het bedrijf je medeleven en vraag waar de nabestaanden prijs op stellen. Bespreek bijvoorbeeld of je een kaart of bloemen mag sturen, of collega’s welkom zijn bij de uitvaart en of een condoleancebezoek of rouwadvertentie passend is. Respecteer hun wensen, ook als zij liever geen contact of aanwezigheid vanuit het bedrijf willen.

Informeer het team zo snel mogelijk en zorgvuldig. Deel alleen informatie die de nabestaanden met collega’s willen delen. Geef medewerkers ruimte om te reageren en bespreek hoe je het werk tijdelijk opvangt. In een klein team kan het passend zijn om samen kort stil te staan bij het overlijden of een condoleancekaart neer te leggen.

Neem na de uitvaart, als dat passend is, nog eens contact op met de nabestaanden. Maak dan in alle rust afspraken over persoonlijke eigendommen van de medewerker en eventuele bedrijfseigendommen, zoals sleutels, een toegangspas of bedrijfskleding.

De arbeidsovereenkomst eindigt automatisch

De arbeidsovereenkomst eindigt automatisch op de dag van overlijden. Je hoeft de arbeidsovereenkomst dus niet op te zeggen. Dit geldt zowel voor een tijdelijk als een vast contract.

Betaal het loon tot en met de dag van overlijden. Maak daarna een eindafrekening van de rechten die de medewerker tot die dag heeft opgebouwd, zoals:

• nog niet betaald loon;
• vakantietoeslag;
• niet-genoten vakantie-uren;
• openstaande meeruren of overuren, voor zover deze moeten worden uitbetaald.

Deze bedragen vallen in de nalatenschap. Controleer daarom eerst wie bevoegd is om namens de nalatenschap informatie te ontvangen en betalingen af te handelen.

Betaal de wettelijke overlijdensuitkering

Je moet in beginsel een overlijdensuitkering betalen. Deze bedraagt het loon over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met één maand daarna.

De uitkering gaat, in deze volgorde, naar:

1. de echtgenoot of geregistreerd partner met wie de medewerker niet duurzaam gescheiden leefde, of de ongehuwd samenwonende partner;
2. als die er niet is: de minderjarige kinderen;
3. als die er niet zijn: degene met wie de medewerker in gezinsverband leefde en in wiens levensonderhoud de medewerker grotendeels voorzag.

Zijn er geen personen in deze wettelijke kring? Dan hoef je geen wettelijke overlijdensuitkering te betalen.

Let op: een samenwonende partner moet kunnen aantonen dat sprake was van een gezamenlijke huishouding. Alleen op hetzelfde adres ingeschreven staan is daarvoor niet altijd voldoende.

De overlijdensuitkering kan lager uitvallen als de nabestaanden door het overlijden recht hebben op een wettelijke ziekte- of arbeidsongeschiktheidsuitkering of een uitkering op grond van de Toeslagenwet. Ook kan de situatie anders zijn als de medewerker vlak vóór het overlijden geen recht had op loon, bijvoorbeeld door een geldige loonstop tijdens ziekte. Neem bij twijfel contact op met KHN Advies.

Regel de administratie

Stem met je salarisadministrateur af hoe je de eindafrekening en overlijdensuitkering verwerkt. De fiscale behandeling van de verschillende bedragen kan verschillen.

Meld de medewerker af bij onder meer:

• je pensioenuitvoerder;
• een collectieve zorgverzekering of andere werknemersverzekeringen;
• interne systemen, zoals planning, loonadministratie, e-mail en toegangspassen.

Controleer ook of een collectieve pensioen- of verzekeringsregeling een nabestaandenuitkering kent.

Meer informatie

• Modelbrief voor de zakelijke afwikkeling bij overlijden van een medewerker

• Belastingdienst: betaling door werkgever na overlijden

   

Vragen?

Neem contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of mail naar khnadvies@khn.nl. Wij helpen je graag.