Wat is een privacyverklaring en wat moet erin staan?
Een privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe je ermee omgaat. Je informeert hiermee bijvoorbeeld gasten, medewerkers, sollicitanten en bezoekers van je website.
De privacyverklaring moet duidelijk, begrijpelijk en gemakkelijk te vinden zijn. Zet de verklaring voor gasten en websitebezoekers bijvoorbeeld op je website. Informeer medewerkers via een aparte privacyverklaring, het personeelshandboek of een andere goed toegankelijke plek.
Wat moet in een privacyverklaring staan?
Neem in ieder geval op:
- de naam en contactgegevens van jouw onderneming;
- welke persoonsgegevens je verwerkt;
- voor welke doelen je deze gegevens gebruikt;
- op welke AVG-grondslag je de verwerking baseert;
- hoe lang je de gegevens bewaart of hoe je de bewaartermijn bepaalt;
- met welke organisaties of soorten ontvangers je gegevens deelt, zoals een reserveringssysteem, salarisverwerker of arbodienst;
- of je gegevens doorgeeft aan een land buiten de Europese Economische Ruimte en hoe deze gegevens worden beschermd;
- waar de gegevens vandaan komen als je ze niet rechtstreeks van de persoon zelf ontvangt;
- of iemand verplicht is bepaalde gegevens te verstrekken en wat er gebeurt als die persoon dit niet doet;
- of je gebruikmaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering;
- welke privacyrechten iemand heeft en hoe diegene daarvan gebruik kan maken;
- dat iemand een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming, als jouw onderneming die heeft.
Noem bij ieder doel de juiste grondslag. Voor het verwerken van gegevens van een medewerker kan dat bijvoorbeeld het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke verplichting zijn. Voor een nieuwsbrief kan toestemming nodig zijn. Gebruik je het gerechtvaardigd belang, leg dan uit welk belang je hebt en waarom de verwerking noodzakelijk is.
Let op
Een privacyverklaring is geen algemene toestemming om persoonsgegevens te verzamelen. Je mag alleen gegevens verwerken als daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Neem ook niet zomaar een standaardmodel over. Pas de verklaring aan op de werkelijke situatie binnen jouw hotel, restaurant, café of andere horecazaak. Denk daarbij aan reserveringen, cameratoezicht, personeelsgegevens, sollicitaties, wifi, nieuwsbrieven en online bestellingen.
Mensen hoeven niet in te stemmen met de privacyverklaring. Het gaat om informatie die jij verplicht verstrekt. Is toestemming de grondslag voor een bepaalde verwerking? Vraag die toestemming dan apart en zorg dat deze vrij, specifiek en aantoonbaar is gegeven.
KHN biedt je de tools om te voldoen aan privacy-wetgeving
Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet aan de AVG voldoen. KHN biedt verschillende hulpmiddelen, waaronder een modelprivacyverklaring, een geheimhoudingsverklaring voor werknemers, een verwerkersovereenkomst en een verwerkingenregister.
Controleer een model altijd en pas het aan op jouw onderneming en de persoonsgegevens die je werkelijk verwerkt. Neem bij twijfel contact op met KHN Advies.