Wat is de verjaringstermijn van vakantie-uren?

Medewerkers moeten hun wettelijke vakantie-uren binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen. Wettelijke vakantie-uren uit vorig jaar die nog over zijn, kunnen hierdoor dit jaar per 1 juli vervallen. Hier zijn wel strikte voorwaarden aan verbonden. Allereerst moet er een duidelijk administratief onderscheid zijn in de opbouw en opname van de wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren. Ook moet je de medewerkers van tevoren schriftelijk informeren over het verval van de vakantie-uren. Daarnaast moet de medewerker in de gelegenheid zijn geweest om de vakantie-uren op te nemen.

Bovenwettelijke vakantie-uren

Voor bovenwettelijke vakantie-uren geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Bovenwettelijke uren die zijn opgebouwd in bijvoorbeeld 2025 vervallen dus pas op 31 december 2030.

Aantal vakantiedagen per jaar

Het wettelijke aantal vakantiedagen per jaar is vier maal het aantal werkdagen per week. De horeca cao gaat uit van een 5-daagse werkweek. Bij een fulltime dienstverband is dit twintig vakantiedagen per jaar (4 x 5 dagen). Per arbeidsuur bedraagt de opbouw 0,0769 vakantie-uur.

Het bovenwettelijke aantal vakantiedagen bedraagt eenmaal het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime dienstverband op basis van een 5-daagse werkweek is dit vijf vakantiedagen per jaar (1 x 5 dagen). Per arbeidsuur bedraagt de opbouw 0,0192 vakantie-uur.

Strikte voorwaarden

De werkgever mag de vakantie-uren alleen laten vervallen als er redelijkerwijs een mogelijkheid bestond om de vakantie-uren tijdig op te nemen. Als bijvoorbeeld vakantie-aanvragen regelmatig werden afgewezen, kunnen uren niet tot verval komen.
Bovendien moet er gewaarschuwd zijn dat de uren zouden komen te vervallen als de medewerker deze niet zou opnemen.
Het informeren over het mogelijke vervallen van vakantie-uren moet duidelijk, tijdig en individueel gebeuren. De informatie moet bestaan uit het aantal vakantie-uren en hoe de vervaltermijnen van toepassing zijn.

De bewijslast m.b.t. het informeren over het mogelijke verval, ligt bij de werkgever. Er moet kunnen worden aangetoond dat de medewerker de informatie heeft ontvangen. Alleen informeren middels een digitaal systeem, is niet voldoende.

Bij opname van uren moeten altijd die uren worden afgeboekt, die voor medewerker het gunstigst zijn. Dat wil zeggen, de uren die het eerst vervallen.

Advies

Houd in jouw administratie dus goed bij welke vakantie-uren wanneer zijn opgebouwd en welke uren zijn opgenomen. Zo kun je bij het afboeken van vakantie-uren goed bepalen welke uren eerst worden opgenomen. Wanneer een medewerker nog veel uren over heeft, moet deze in de gelegenheid worden gesteld de uren voor de verjaring op te nemen en hierover duidelijk, tijdig en individueel geïnformeerd worden.

Vragen

Meer weten? Neem contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of per mail: khnadvies@khn.nl.