Waar moet ik op letten na een brand?

Tijdens de brand kun je weinig doen. Wel zijn er een aantal zaken die je aandacht vragen in de eerste tien dagen na de brand. Wees voorbereid met deze handleiding.

De brandweer schakelt bij een grotere brand een coördinator van Stichting Salvage in. Zodra de brand meester is, coördineert Stichting Salvage diverse activiteiten, zoals:

• Tijdelijk onderdak zoeken voor de gedupeerden (eventueel zorgen voor kleding enz.)
• Maatregelen treffen ter voorbereiding op het latere bereddingswerk, zoals inboedel of inventaris afdekken, woonhuis en bedrijfsruimten afdichten, bewaking organiseren
• Schadebeperkende maatregelen nemen
• Overleg plegen met autoriteiten
• Een eerste situatieopname maken
• Een rapport maken ten behoeve van de schade-expert van de verzekeringsmaatschappij

De verzekeringsmaatschappijen betalen de kosten van beredding door Salvage. Als je tegen brandschade bent verzekerd, ben je automatisch verzekerd voor deze kosten.

Onderzoek brandweer

De brandweer stelt een onderzoek in naar de oorzaak van de schade en bepaalt in het geval dat je bedrijf niet geheel is afgebrand, in hoeverre het pand wordt vrijgegeven voor gebruik.

Daags na de brand

• Waarschuw je verzekeringsmaatschappij of assurantietussenpersoon, als zij zelf nog geen contact hebben opgenomen;
• Overleg met hen of een expert en contra-expert gewenst is (bijvoorbeeld bij schade boven 12.000 euro). De kosten van de contra-expert zijn voor rekening van jouw verzekeraar. Je hebt recht op een contra-expert. Wij adviseren om deze altijd in te schakelen. Hij kan je helpen met het vaststellen van de oorzaak, het schadebedrag en het bedrag van bedrijfsschade, het bepalen van welke kosten voor rekening van de verzekering zijn en je adviseren bij het beperken van de schade;
• Houd er rekening mee dat je direct al 'hulpverleners' aan de deur of lijn krijgt, van expertisebureaus tot aannemers. Houd je hoofd koel en maak een weloverwogen keuze;
• Maak met de brandweer afspraken over hun rapport, vraag ook het rapport van Salvage op;
• Maak foto's van de brandschade;
• Wij adviseren je om ook een dagboek bij te houden, waarin je opneemt:
  • contacten met jouw verzekeraar, tussenpersoon en (contra-)expert;
  • wat je gedaan hebt om de schade te beperken;
  • welke schade je extra lijdt, als gevolg van annuleringen e.d. (gesprekken met gasten dus);
  • welke uitgaven je extra hebt moeten doen (personeel, publiciteit);
• Als jouw polissen en taxaties bij de brand verloren zijn gegaan, kun je je hiervoor ook tot je tussenpersoon of verzekeringsmaatschappij wenden;
• Inventariseer in hoeverre de schade enige vorm van exploitatie direct weer toelaat. Als publieksruimtes met een forse schoonmaakbeurt nog te gebruiken zijn, kun je in veel gevallen met wat noodverbanden doordraaien. Bij verhuurbedrijven kun je ook complete inventarissen huren, zoals mobiele keukens, toiletten en magazijnen. Overleg eventueel met de gemeente over de mogelijkheden tot benutting van bijvoorbeeld het terras. Stel een periode vast, waarin je in ieder geval niet zult kunnen draaien;
• Herstel je communicatieverbindingen. Laat je provider de telefoon doorschakelen, zorg dat je ergens je e-mail blijft ontvangen en laat de post doorsturen;
  Bij een grotere brand krijg je te maken met de pers. Als je reserveringen verloren gegaan zijn, is het wellicht verstandig om dat te melden en aan te geven, waar gasten terecht kunnen voor vragen;
• De brandweer zal de nutsverbindingen afsluiten. Als de brand enige vorm van doordraaien toelaat, neem dan contact op met een installateur om te kijken welke noodmaatregelen nodig zijn om stroom, gas en water weer te kunnen aansluiten;
• Neem contact op met een schoonmaakbedrijf om - door brand of water - verontreinigde goederen of gedeelten van het bedrijf te laten reinigen. Ook deze kosten vallen onder de brandverzekering. Onderschat rookschade niet: rooklucht in textiel is zeer lastig weg te krijgen;
• Informeer het personeel over de minimale periode dat het bedrijf deels of geheel gesloten zal zijn. Geef aan dat je binnen enkele dagen met een definitieve planning komt en dat de inzet is om alles zo snel mogelijk weer op de rit te hebben. Vraag ze in ieder geval bereikbaar te zijn. Op de eerste dag zal niemand lastige vragen stellen;
• Als je het pand huurt, maak dan direct met de verhuurder een afspraak;
• Hang ergens op de locatie een briefje op met een telefoonnummer, waar gasten terecht kunnen voor vragen.

De eerste dagen na de brand

• Als met de brand je administratie verloren is gegaan, beschikt je accountant veelal nog over gegevens (en misschien ook nota's), zoals bouwkosten, aankoopkosten, enz. Denk ook aan al administratief verwerkte aanbetalingen van gasten, waardoor je reserveringen kunt traceren;
• Overleg met collega's in de buurt over: tijdelijke plaatsing van personeel, het overnemen van reserveringen en van bederfelijke waar (uiteraard voor zover niet beschadigd);
• Informeer je relaties:
  • informeer je vaste leveranciers dat je vooralsnog geen leveringen nodig hebt;
  • informeer je vaste gasten dat je wegens overmacht tijdelijk gesloten bent;
  • informeer gasten van al aangegane reserveringen, dat deze wegens overmacht geen doorgang kunnen vinden.
• Bespreek met je contra-expert het rapport van de brandweer en van Salvage;
• Overleg met de expert en contra-expert over de schaderapportage;
• Schakel (bij onroerend goed in bezit) een bouwkundig adviseur in voor een plan hoe en hoe snel je jouw bedrijf weer op de rit kunt hebben. Uiterlijk binnen een week zul je een globaal plan hiervoor moeten hebben;
• Maak met je verhuurder afspraken over herbouw cq. reparaties. Betrek hierbij in ieder geval de periode dat je dicht zult moeten en wat je na herbouw wilt;
• Informeer je personeel over de wederopbouw; bekijk of zij hierin een rol kunnen spelen. Denk ook aan opruimen en schoonmaken. Als je mogelijkheden hebt om je personeel óf in een andere vestiging te laten werken of tijdelijk bij collega's onder te brengen, benut die dan. Voor dit soort gevallen bestaat, als er geen andere mogelijkheden zijn, een werktijdverkorting (maximaal driemaal zes weken). Bel hiervoor het UWV;
• Regel het opruimen en schoonmaken van het terrein. Houd milieuvervolgschade in de gaten (zoals asbest of gelekte vloeistoffen) en bespreek deze met je contra-expert;
• Als de brand traumatische gevolgen heeft, kan een organisatie als Iwema of Slachtofferhulp, betrokken personeel, omwonenden of gasten opvangen;
• Kun je met enkele tijdelijke voorzieningen doordraaien (eventueel met een beperkte menukaart e.d.), scherm dan het functionerende gedeelte van je bedrijf met zeil af;
• Laat je contra-expert afspraken maken met de verzekeraar over de kosten van de tijdelijke voorzieningen. Je voorkomt hiermee een groter beroep op jouw bedrijfsschadepolis;
• Regel met je installateur het deels afkoppelen, repareren en weer aansluiten van de nutsinstallaties;
• Bestel bij je leveranciers een noodvoorraad, als je voorraden verloren zijn gegaan;
• Regel bij een verhuurbedrijf de benodigde installaties, apparatuur, gereedschap, bestek, servies, glaswerk en voorzieningen, zoals toiletten en keukens. Omdat je in feite onder hoge tijdsdruk de opening van een bedrijf organiseert, kan het nuttig zijn om een bedrijfsadviseur in te schakelen;
• Maak voor je personeel een noodrooster en informeer ze hierover (of laat ze informeren door bijvoorbeeld je chef-kok);
• Informeer je gasten door reserveringen na te bellen en advertenties.

Na een week

• Denk ook aan jezelf. Zelfs voor jou als ondernemer kan de boog niet 24/7 gespannen zijn. Probeer na de eerste paniek je normale leven weer stukje bij beetje op te pakken. Vergeet je gezin niet;
• Trek ergens na de eerste noodverbanden een dag uit om samen met je bouwkundig adviseur (en eventueel verhuurder) de herbouw te bespreken. Maak van de brand ook een kans om een aantal zaken te realiseren, die je altijd al had willen doen. Dit wordt verder een "normaal" nieuwbouwproject. Als het goed is, komt hier ook een plan uit, waaruit blijkt hoe lang je out of business bent of hoe je stapsgewijs je bedrijf weer opstart. Je verzekering keert uiteraard nooit meer uit dan het verloren gegane pand. Bespreek bij uitgebreidere (en dus wellicht langdurigere) herbouw de uitkeringsduur van je bedrijfsschadeverzekering. Als je voor bedrijfsschade (gemiste inkomsten) verzekerd bent, zul je moeten aangeven wat de bedrijfsschade is. Je accountant kan je hierbij helpen. Overleg met je assurantieadviseur is zeer gewenst;
• Bespreek direct met de bedrijfsschade-expert en/of je contra-expert, welke kosten eventueel op de bedrijfsschadepolis kunnen worden verhaald. Overleg ook met de experts, welke maatregelen kunnen worden getroffen om de bedrijfsschade te verminderen, bijvoorbeeld door het huren van een mobiele keukenunit.

In beide gevallen kun je uiteraard van de gelegenheid gebruikmaken om je bedrijf te moderniseren. Je verzekeringsmaatschappij zal ook bij verzekeringen tegen herbouwwaarde altijd uitgaan van de waarde van het verloren gegane gebouw.

Wil je meer weten?

Lees ook Aan welke brandveiligheidseisen moet mijn bedrijf voldoen? en Hoe vaak moet ik mijn brandblusmiddelen laten controleren?

Raadpleeg Stichting Salvage voor adressen van schadestopbedrijven en expertisebureaus.

Stichting Salvage
Business Center Prins
Prins Willem Alexanderlaan 701
7311 ST Apeldoorn
T: (055) 526 19 30
Info@stichtingsalvage.nl

Informeer bij je expert of contra-expert naar (gespecialiseerde) schoonmaakbureaus en in geval van milieuschade naar milieuadviesbureaus.