Mag ik vlogs, filmpjes en foto’s van gasten in mijn bedrijf delen via social media?

Je kunt foto’s en video’s van gasten delen op je website of sociale media als je dat zorgvuldig doet. Staat een gast herkenbaar in beeld en gebruik je het beeld voor promotie? Vraag dan vooraf toestemming en leg die vast. Dit geldt ook als je een foto of vlog van een gast ontvangt.

Herkenbare gasten: vraag toestemming

Een herkenbare foto of video is een persoonsgegeven. Als je dit beeldmateriaal gebruikt voor marketing, bijvoorbeeld op Instagram, TikTok, Facebook, je website of in een nieuwsbrief, heb je een geldige grondslag onder de AVG nodig. In de praktijk is toestemming meestal de veiligste keuze.

Vraag toestemming voordat je het beeld plaatst. Vertel daarbij duidelijk:

• welk beeld je wilt gebruiken;
• op welke kanalen je het wilt plaatsen;
• waarvoor je het gebruikt, bijvoorbeeld promotie van je restaurant of evenement;
• dat de gast toestemming later weer kan intrekken.

Leg de toestemming vast, bijvoorbeeld via een digitaal formulier, e-mail of bericht. Alleen mondelinge toestemming is lastiger te bewijzen.

Foto’s tijdens een evenement

Organiseer je een feest, proeverij of ander evenement? Informeer gasten vooraf dat er gefotografeerd of gefilmd wordt, bijvoorbeeld bij de uitnodiging en bij de entree.

Wil je een gast duidelijk herkenbaar en centraal in beeld brengen? Vraag die gast dan vooraf toestemming. Bij overzichtsbeelden waarop bezoekers slechts onderdeel zijn van de sfeeropname, ligt dit soms anders. Wees ook dan terughoudend, informeer gasten goed en bied een praktische mogelijkheid om aan te geven dat zij niet in beeld willen.

Foto of vlog van een gast ontvangen

Ontvang je een foto, filmpje of vlog van een gast? Ga er niet automatisch van uit dat je dit mag overnemen.

Vraag de maker schriftelijk of je het beeld op jouw kanalen mag gebruiken. Controleer daarnaast of alle herkenbaar afgebeelde personen toestemming hebben gegeven voor dit gebruik. Een tag, vermelding van je zaak of het toesturen van een foto is op zichzelf geen toestemming om het beeld opnieuw te publiceren.

Kinderen op beeld

Wees extra voorzichtig met beeldmateriaal van kinderen. Wil je een kind herkenbaar gebruiken voor promotie? Vraag dan vooraf toestemming aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger en leg die toestemming vast.

Let op: toestemming voor een foto op Instagram betekent niet automatisch toestemming voor gebruik op je website, in advertenties of in een nieuwsbrief. Vraag toestemming per doel en kanaal, of benoem deze concreet in één toestemming.

Wat als je de regels niet volgt?

Een gast kan je vragen een foto of video te verwijderen. Reageer daar snel op en haal het beeld, als daarvoor geen geldige reden meer is, van je eigen kanalen. Een gast kan ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of juridische stappen nemen, bijvoorbeeld wegens schending van privacy of portretrecht. Dit kan leiden tot een verwijderplicht, schadevergoeding of een maatregel van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Praktische stappen

• Werk met een kort toestemmingsformulier voor promotioneel beeldmateriaal.
• Bewaar de toestemming bij het beeldmateriaal.
• Gebruik zo min mogelijk beeldmateriaal waarop gasten onnodig herkenbaar zijn.
• Reageer snel als een gast toestemming intrekt of om verwijdering vraagt.
• Vraag bij twijfel over een specifiek beeld of evenement advies aan KHN Advies.