Mag ik een kopie of scan maken van het identiteitsdocument van een gast?
Nee, in Nederland mag je als hotel, camping, vakantiepark of andere logiesverstrekker niet standaard een kopie, scan of foto van het identiteitsdocument van een gast maken.
Je mag het originele document wel bekijken om de identiteit van de gast te controleren. Noteer vervolgens alleen de gegevens die je nodig hebt voor het nachtregister.
Welke gegevens mag je registreren?
Als je nachtverblijf aanbiedt, moet je een nachtregister bijhouden. Daarin neem je de gegevens op die wettelijk of volgens de regels van jouw gemeente nodig zijn. Denk aan:
- de naam en woonplaats van de hoofdboeker;
- het aantal gasten;
- de aankomst- en vertrekdatum;
- het soort identiteitsdocument dat de gast heeft laten zien, bijvoorbeeld ‘paspoort’.
Je noteert dus niet het documentnummer of het burgerservicenummer (BSN). Controleer bij je gemeente welke gegevens precies in het nachtregister moeten staan. Gemeenten kunnen hiervoor een eigen model gebruiken.
Waarom mag je geen kopie bewaren?
Een kopie van een paspoort of identiteitskaart bevat veel persoonsgegevens, zoals de pasfoto, geboortedatum, nationaliteit, het documentnummer en vaak het BSN. Voor het registreren van een overnachting heb je de meeste van deze gegevens niet nodig.
Volgens de privacyregels mag je niet meer persoonsgegevens verzamelen en bewaren dan noodzakelijk is. Een volledige kopie of scan van het identiteitsdocument gaat daarom meestal te ver.
Let op: ook als een gast toestemming geeft, betekent dit niet automatisch dat je de kopie mag bewaren. Vraag alleen om gegevens die noodzakelijk zijn voor de overnachting of die je op grond van een wettelijke verplichting moet registreren.
Wat moet je doen?
Bekijk bij het inchecken het originele identiteitsdocument en noteer alleen de noodzakelijke gegevens in het nachtregister. Zorg er ook voor dat medewerkers geen foto’s of scans van identiteitsdocumenten opslaan in het reserveringssysteem, per e-mail of op een telefoon.
Heb je nog oude kopieën van identiteitsdocumenten van gasten? Verwijder deze dan veilig, tenzij je kunt aantonen dat je voor een bepaalde kopie een andere wettelijke grondslag of bewaarplicht hebt.
Deze regels gelden voor accommodaties in Nederland. In het buitenland kunnen andere regels gelden.