Wanneer een medewerker bij je in dienst komt, leg je een personeelsdossier aan. Daarin bewaar je de gegevens en afspraken die je nodig hebt voor het dienstverband. Bewaar alleen informatie die noodzakelijk is en zorg dat het dossier goed beveiligd is.
Je kunt het personeelsdossier bijvoorbeeld indelen in:
Besteed vanaf het begin aandacht aan het personeelsdossier. Leg belangrijke gesprekken, afspraken en wijzigingen schriftelijk vast en bespreek deze met de medewerker.
Dat is bijvoorbeeld belangrijk wanneer een medewerker niet goed functioneert. Leg dan concreet vast wat er niet goed gaat, welke verbetering je verwacht, welke ondersteuning je biedt en binnen welke termijn verbetering nodig is. Alleen een verzameling waarschuwingen is geen goed dossier.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Je mag als werkgever daarom geen medische gegevens, zoals een diagnose of behandeling, in het personeelsdossier opnemen.
Bewaar alleen de gegevens over ziekte en re-integratie die je als werkgever nodig hebt en volgens de privacyregels mag verwerken.
Zorg dat alleen personen die de gegevens voor hun werk nodig hebben toegang hebben tot het personeelsdossier. Dit geldt zowel voor papieren als digitale dossiers.
De medewerker heeft bovendien recht op informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens en kan onder andere vragen om inzage of correctie van gegevens.
Wil je personeelsdossiers digitaal bewaren? Lees dan ook: Mag ik personeelsdossiers digitaal bewaren?
Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo gelden onder andere langere termijnen voor de loon- en salarisadministratie en voor een kopie van het identiteitsbewijs.
Een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer moet je bijvoorbeeld bewaren tot minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.
Voor andere gegevens geldt geen vaste algemene bewaartermijn. Beoordeel daarom regelmatig of je de informatie nog nodig hebt en verwijder gegevens die niet meer noodzakelijk zijn.
Let op: verschillende onderdelen van het personeelsdossier kunnen dus verschillende bewaartermijnen hebben.
Neem bij twijfel over dossieropbouw, functioneren of privacy contact op met KHN Advies.