Hoe werkt het als ik een buitenlandse medewerker wil aannemen?
Hoe werkt het als ik een buitenlandse medewerker wil aannemen?
Of je een buitenlandse medewerker zonder werkvergunning mag aannemen, hangt af van de nationaliteit en de verblijfsstatus. Medewerkers met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland mogen vrij in Nederland werken. Voor andere medewerkers heb je vaak een werkvergunning nodig. Controleer vóór de eerste werkdag welke regels gelden.
Medewerkers uit de EU/EER en Zwitserland
Deze medewerkers hebben geen verblijfsvergunning of werkvergunning nodig. De EER bestaat uit de EU-landen, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Controleer de nationaliteit aan de hand van een geldig, origineel paspoort of een nationale identiteitskaart.
Medewerkers van buiten de EU/EER en Zwitserland
Controleer eerst of de medewerker al in Nederland mag werken. Op een Nederlands verblijfsdocument staat onder welke voorwaarden dat mag. Staat er ‘Arbeid vrij toegestaan. TWV niet vereist’? Dan hoef je geen werkvergunning aan te vragen.
Is een werkvergunning nodig? Dan zijn er twee hoofdvormen:
- Tewerkstellingsvergunning (TWV): deze vraag je aan bij UWV. Bijvoorbeeld voor bepaalde medewerkers die maximaal 90 dagen in Nederland komen werken of voor een bijbaan van een buitenlandse student.
- Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA): deze vraag je doorgaans bij de IND aan als de medewerker langer dan 90 dagen in Nederland komt wonen en werken. De GVVA combineert de verblijfs- en werkvergunning. Een aparte TWV is dan niet nodig.
Welke vergunning nodig is, hangt af van de situatie. Bekijk de informatie van de IND over het aannemen van een buitenlandse werknemer.
Eerst personeel zoeken binnen Europa
Wil je voor een reguliere functie, zoals kok of medewerker bediening, een werkvergunning aanvragen? Dan moet je in beginsel eerst minimaal drie maanden zoeken naar geschikt personeel in Nederland, de EU/EER en Zwitserland. Meld de vacature bovendien minimaal vijf weken vóór de vergunningaanvraag bij UWV.
Bewaar bewijs van je werving en leg uit waarom kandidaten niet geschikt waren. Er gelden ook andere voorwaarden, bijvoorbeeld voor loon en huisvesting. Bekijk de voorwaarden van UWV voor een reguliere arbeidsplaats. Voor bijzondere groepen kunnen andere regels gelden.
Studenten, statushouders en asielzoekers
Voor sommige groepen gelden bijzondere regels:
- Studenten met een verblijfsvergunning voor studie: voor een bijbaan in loondienst is een TWV nodig. De student kiest tussen maximaal 16 uur per week gedurende het jaar óf voltijd werken in juni, juli en augustus.
- Statushouders: zij mogen zonder werkvergunning werken. Controleer het verblijfsdocument.
- Asielzoekers: hiervoor gelden andere voorwaarden dan voor statushouders. Meestal is een TWV nodig. Bekijk de actuele voorwaarden van UWV.
Wat moet je vóór de eerste werkdag regelen?
- Controleer de identiteit. Bekijk het originele, geldige identiteitsdocument. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende.
- Controleer of de medewerker bij jou mag werken. Bekijk de verblijfsdocumenten, eventuele vergunningen en bijbehorende voorwaarden.
- Bewaar de vereiste documenten. Neem een kopie van het identiteitsbewijs op in je administratie en bewaar relevante verblijfs- en werkdocumenten. Bewaak de geldigheidsduur.
- Regel de personeels- en loonadministratie. Vraag onder meer het BSN en adres op. Leg de arbeidsvoorwaarden duidelijk vast en pas de geldende arbeidsregels en horeca-cao toe.
Heeft de medewerker een BSN nodig?
Voor de loonadministratie heeft de medewerker een burgerservicenummer (BSN) nodig. Vraag dit vóór de eerste werkdag op. Heeft de medewerker nog geen BSN? Laat dit zo snel mogelijk regelen. Het ontbreken van een BSN betekent niet automatisch dat de medewerker niet mag beginnen, zolang de identiteit en het recht om bij jou te werken in orde zijn.
Zonder BSN moet je in beginsel het anoniementarief toepassen: je houdt 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in en past geen loonheffingskorting toe. Is het BSN aangevraagd, maar ontbreekt het aantoonbaar door omstandigheden buiten de invloed van jou en de medewerker, zoals vertraging bij de gemeente? Dan mag je het anoniementarief achterwege laten. Bewaar hiervan bewijs en overleg met je salarisadministrateur. www.belastingdienst.nl
Wie langer dan vier maanden in Nederland komt wonen, moet zich als ingezetene bij de gemeente inschrijven. Wie niet in Nederland woont of korter verblijft, kan voor een BSN terecht bij de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI).
Zorgverzekering
Wijs de medewerker ook op de zorgverzekering. Bij een Nederlandse verzekeringsplicht moet de medewerker binnen vier maanden een zorgverzekering afsluiten, met dekking vanaf het ontstaan van die plicht. Lees hierover de informatie van Rijksoverheid.
Let op
Een BSN of verblijfsvergunning betekent niet automatisch dat iemand bij jou mag werken. Controleer ook eventuele beperkingen voor de werkgever, werkzaamheden en arbeidsduur. Laat de medewerker pas beginnen als duidelijk is dat dit is toegestaan. Werken zonder de vereiste vergunning kan leiden tot een boete. Gebruik het stappenplan van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Twijfel je of je een medewerker mag aannemen? Neem vóór de eerste werkdag contact op met KHN Advies via 0348 48 94 89 of khnadvies@khn.nl.