Privacyverklaring op je website: heb jij het goed geregeld?

Weten jouw gasten wat je met hun persoonsgegevens doet? Uit een recente websitecheck blijkt dat 75% van de onderzochte horecawebsites op de homepage geen link heeft naar een privacyverklaring. Terwijl je als horecaondernemer verplicht bent om gasten te informeren over het gebruik van hun gegevens. Hoe zorg je ervoor dat jouw privacyverklaring op orde is?

Geen tijd om het hele artikel te lezen?

• Verwerk je persoonsgegevens, dan is een privacyverklaring verplicht.
• Volgens een websitecheck linkt 75% van de onderzochte horecawebsites niet vanaf de homepage naar een privacyverklaring.
• Zet een link in de footer van elke pagina en bij elk formulier, ook bij je reserveringsmodule.
• Schrijf in gewone taal: welke gegevens, waarom, met wie je ze deelt, hoe lang je ze bewaart en welke rechten gasten hebben.
• Gebruik het KHN-model als basis, maar pas het aan op jouw bedrijf.

Waarom is een privacyverklaring belangrijk?

Bij een reservering, online bestelling of nieuwsbriefaanmelding verzamelen horecabedrijven persoonsgegevens, zoals namen, telefoonnummers en e-mailadressen. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet je duidelijk uitleggen welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe je ermee omgaat.

Een privacyverklaring is daarom verplicht als je persoonsgegevens verwerkt. Bovendien laat je hiermee zien dat je zorgvuldig omgaat met de gegevens van je gasten.

Driekwart van onderzochte horecawebsites mist een duidelijke verwijzing

Uit een onderzoek van DVO Reclame onder 76 horecawebsites blijkt dat 75% op de homepage geen link naar een privacyverklaring heeft. Ter vergelijking: bij alle 348 onderzochte websites samen was dit 54%.

Het onderzoek is geen representatieve steekproef. Alleen websites die zelf een gratis check lieten uitvoeren, zijn onderzocht. Ook zegt het ontbreken van een link op de homepage niet automatisch dat een website niet aan de AVG voldoet. Wel laat het zien dat de privacyverklaring voor bezoekers niet altijd makkelijk te vinden is.

Wat moet er in je privacyverklaring staan?

Een privacyverklaring moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Vermeld in ieder geval:

• Welke gegevens je verzamelt: bijvoorbeeld namen, e-mailadressen en telefoonnummers.
• Waarom je gegevens verzamelt: bijvoorbeeld voor reserveringen, betalingen of nieuwsbrieven, en op welke wettelijke grondslag je dat doet.
• Met wie je gegevens deelt: denk aan je reserveringssysteem, betaalprovider of boekhouder.
• Hoelang je gegevens bewaart: of hoe je de bewaartermijn bepaalt.
• Welke rechten gasten hebben: zoals het recht om hun gegevens in te zien, te laten aanpassen of verwijderen.
• Hoe gasten contact kunnen opnemen: vermeld de contactgegevens van je bedrijf.

Afhankelijk van jouw situatie moet je ook aanvullende informatie geven, bijvoorbeeld over doorgifte van gegevens buiten Europa of geautomatiseerde besluitvorming.

Zo controleer je of jouw privacyverklaring op orde is

Met een paar eenvoudige stappen kun je nagaan of je aan de belangrijkste verplichtingen voldoet:

1. Controleer je website. Is je privacyverklaring makkelijk te vinden? Plaats bijvoorbeeld een link in de footer, zodat deze op iedere pagina zichtbaar is.
2. Bekijk je formulieren. Verwijs ook bij reserveringen, contactformulieren en nieuwsbriefaanmeldingen naar je privacyverklaring.
3. Controleer de inhoud. Klopt de informatie nog met de systemen en leveranciers die je gebruikt?
4. Gebruik begrijpelijke taal. Zorg dat gasten eenvoudig kunnen lezen wat er met hun gegevens gebeurt.
5. Houd je verklaring actueel. Pas deze aan wanneer je bijvoorbeeld overstapt op een ander reserverings- of kassasysteem.

Let op: een privacyverklaring is geen toestemming om persoonsgegevens te verzamelen. Voor sommige verwerkingen, zoals bepaalde vormen van marketing, moet je apart toestemming vragen.

Gratis hulp

• KHN-modellen: we hebben een modelprivacyverklaring, een verwerkersovereenkomst, een verwerkingenregister en een geheimhoudingsverklaring voor medewerkers. Zie Heb je alles op orde voor de privacywet?
• KHN Advies: twijfel je wat in jouw situatie geldt, neem dan contact met ons op.
• Regelhulp AVG: een gratis stappenplan, waar Ondernemersplein naar verwijst.
• AVG-Programma: een uitgebreider stappenplan, met korting voor KHN-leden.