Wat moet ik doen bij het overlijden van een medewerker?

Je moet er natuurlijk niet aan denken, maar wat moet je doen als een van jouw medewerkers overlijdt? Welke zaken moet je regelen? KHN geeft antwoord.

Er zijn een aantal administratieve zaken die geregeld moeten worden, maar denk ook aan de impact van het verlies van een medewerker voor het bedrijf (jou), de andere medewerkers en de nabestaanden.

Arbeidsovereenkomst

Als een medewerker overlijdt is de arbeidsovereenkomst op de dag van overlijden van rechtswege beëindigd. Het arbeidscontract eindigt zonder opzegging en jij als werkgever hoeft het contract niet op te zeggen. Er is dus geen sprake van ontslag. Het overlijden is als het ware een ontbindende voorwaarde die volgens de wet een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst. Het maakt hierbij niet uit of de medewerker een tijdelijk of vast contract had.

Loon

Het loon wordt tot en met de datum van overlijden doorbetaald. Over het loon wordt loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet ingehouden en afgedragen. Premies voor werknemersverzekeringen zijn niet verschuldigd.

Overlijdensuitkering

De nabestaande van de overleden medewerker heeft recht op een overlijdensuitkering. Deze uitkering moet worden uitbetaald aan de echtgenoot/partner van de medewerker of, wanneer die partner er niet (meer) is, aan de minderjarige kinderen. Als er geen minderjarige kinderen zijn gaat de uitkering naar degene met wie de medewerker in een huis woonde. Deze persoon moet wel op hetzelfde adres ingeschreven staan. Zijn bovenstaande personen er niet, dan komt de overlijdensuitkering te vervallen. De overlijdensuitkering is gelijk aan één maandsalaris. Over de overlijdensuitkering is geen loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet verschuldigd.

Opgebouwde rechten

De rechten (voor zover van toepassing) die tot de dag van overlijden zijn opgebouwd, worden met de eindafrekening uitbetaald. Je kunt hierbij denken aan vakantietoeslag, vakantie-uren, nog niet uitbetaalde overuren.

Modelbrief zakelijke afwikkeling

KHN heeft een modelbrief opgesteld voor de zakelijke afwikkeling.

Afmelden bij instanties of diensten

De diverse diensten en instanties moeten ook op de hoogte worden gebracht indien een werknemer overlijdt. De werknemer moet worden afgemeld bij de belastingdienst, pensioenverzekeraar en een eventuele collectieve zorgverzekering via werkgever.

Hoe betuig je je medeleven als werkgever ook namens medewerkers aan de nabestaanden?

Op het moment dat een medewerker overlijdt, wil je als werkgever je medeleven betuigen en condoleances overbrengen aan de nabestaanden van de medewerker. Het is aan te raden om binnen jouw bedrijf een contactpersoon aan te stellen die de contacten onderhoud met de nabestaanden. Dit kun jij als ondernemer zijn, maar kan ook de leidinggevende van de overleden medewerker of een medewerker van de afdeling P&O zijn.

De contactpersoon kan namens het bedrijf, naast het overbrengen van de condoleances, afstemmen met de nabestaanden of zij prijs stellen op een condoleancebezoek, aanwezigheid bij de uitvaart, een rouwadvertentie of een bloemstuk met een bedrukt lint. Als de nabestaanden geen bezwaar maken tegen deze zaken, zorg dan dat alles op tijd is geregeld. Een krant heeft immers een deadline waar je rekening mee moet houden en bloemstukken met een voorbedrukt lint kunnen ook meer tijd kosten.

Zorg er ook voor dat de overige medewerkers binnen jouw bedrijf tijdig worden geïnformeerd over het overlijden van de betreffende medewerker en ook over de wensen van de nabestaanden met betrekking tot de uitvaart. Je kunt een condoleanceregister opzetten in je bedrijf, waar werknemers hun steunbetuigingen in kunnen zetten en je biedt hiermee als werkgever ook de gelegenheid om het verlies met elkaar te verwerken.

Na de uitvaart is het goed om nogmaals contact op te nemen met de nabestaanden, enerzijds om te vragen hoe het gaat en anderzijds om een afspraak te maken om eventuele persoonlijke spullen van de overleden medewerker te overhandigen en bedrijfseigendommen in te laten leveren.

Vragen?

Neem contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of mail naar khnadvies@khn.nl. Wij helpen je graag.