Wat zijn mijn administratieve verplichtingen bij het inchecken van hotelgasten?

Op basis van nationale en lokale wet- en regelgeving ben je verplicht om gegevens van hotelgasten bij het inchecken voor één of meerdere overnachtingen te registreren. De verkregen gegevens dien je vervolgens beschikbaar te houden voor diverse instanties. Wat moet je registreren? En wat mag niet? KHN geeft antwoord.

De eis voor het bijhouden van een nachtregister staat in het Wetboek van Strafrecht. Daarnaast kan ook jouw gemeente vastgelegd hebben dat je verplicht bent een nachtregister bij te houden. Dit is opgenomen in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV). Deze extra registratie heeft over het algemeen als doel gegevens over jouw gasten beschikbaar te stellen aan hulpdiensten die hier in geval van een misdrijf of calamiteiten gebruik van kunnen maken. Ook worden deze gegevens gebruikt bij de opgave van de toeristenbelasting.

Nachtregister

In het nachtregister neem je het volgende op:

• Aankomst- en vertrekdatum
• Naam en woonplaats van de gast
• Type identiteitsbewijs dat de gast overlegt

Op nachtverblijf, verschaft aan meereizende echtgenoten, minderjarige kinderen of aan reisgezelschappen, is het bovenstaande niet van toepassing. Deze wetgeving geldt voor alle gasten, ongeacht hun land van herkomst.

Privacywetgeving

Vanwege de privacywetgeving mag je geen kopieën van identiteitsbewijzen maken en mag je deze niet innemen, ook niet als de APV dit voorschrijft. Het is ook niet toegestaan om het nummer van het identiteitsbewijs over te nemen. Wanneer je dit wel als invuloptie opneemt op het registratieformulier en de gast vult dit zelf vrijwillig in, is het wel toegestaan. Let wel op dat jouw front-office medewerkers hier niet actief op mogen wijzen!
Het Centraal Bureau voor de Statistiek voert jaarlijks een onderzoek uit onder hoteliers middels een steekproef. Je bent verplicht hieraan mee te werken. De gewenste gegevens zijn over het algemeen eenvoudig op te leveren met behulp van uw reserveringssysteem.

Controles

De gemeente kan jou vragen om de gegevens uit het nachtregister aan te leveren. Bijvoorbeeld bij jouw aangifte van de toeristenbelasting. In verband met eventuele controles op de toeristenbelasting van de belastingdienst, adviseren wij je jouw gastenadministratie zeven jaar te bewaren. Wettelijk gezien is iedere ondernemer dit verplicht. Het is echter wel mogelijk om - vanuit het idee van administratieve lastenverlichting – bij de Gemeentelijke Belastingdienst afspraken te maken over kortere bewaartermijnen op individueel niveau.