Wat moet ik op de loonstrook vermelden?

Met een loonstrook informeer je je medewerker over de opbouw van het bruto- en nettoloon. Werkgevers moeten zorgen voor een begrijpelijke loonstrook. Wat moet je wel en niet vermelden? KHN geeft advies!

De bedragen die vermeld staan op de loonstrook moeten toegelicht worden. Alle inhoudingen en verrekeningen moeten gespecificeerd terug te vinden zijn. Uit die specificatie moet duidelijk worden waarvoor bijvoorbeeld een kostenvergoeding bedoeld is, denk daarbij aan maaltijden of de personeelsvereniging. Daarnaast moeten ook gegevens uit de arbeidsovereenkomst op de loonstrook vermeld worden.

Wanneer

Je moet een loonstrook geven, ook als de medewerker er zelf niet om vraagt. Je mag de loonstrook ook digitaal geven. Dit mag alleen als de medewerker daarmee heeft ingestemd en hij de loonstrook zo kan opslaan dat hij die later kan inzien, bijvoorbeeld als hij niet meer bij jou in dienst is.

Je moet medewerkers in ieder geval een loonstrook geven bij de eerste loonbetaling en bij iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.

Er bestaat geen verplicht model voor een loonstrook; je kunt eigen formulieren gebruiken. Wanneer je gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, dan is een loonstrook in de meeste gevallen onderdeel van het softwarepakket, sommigen vragen daar een extra fee voor. Neem daarvoor contact op met de betreffende softwareleverancier.

Onderdelen

De verplichte onderdelen zijn:

• bruto loonbedrag
• specificatie van de opbouw van dat loonbedrag, bijvoorbeeld een basisloon met toeslagen voor extra omzet
• vakantiebijslag
• wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon voor deze werknemer
• specificatie van vergoedingen
• specificatie van inhoudingen op of verrekeningen met het loon
• uw bedrijfsnaam en de naam van uw werknemer
• de periode waarover u loon betaalt, bijvoorbeeld de maand april
• de arbeidsduur van uw werknemer volgens het arbeidsovereenkomst bijvoorbeeld 38 uur per week.

Met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans moet per 1 januari 2020 ook op de loonstrook staan:

• of er sprake is van een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd
• of er sprake is van een oproepovereenkomst ja of nee

Dit is in verband met het toekennen van de hoge of lage WW-premie.

Krijgt de medewerker helemaal geen loonstrook? Of klopt de loonstrook niet? Dan kan je een boete krijgen van Inspectie SZW.

Let op: het BSN-nummer mag niet meer op de loonstrook worden vermeld

Vragen

Wil je meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of e-mail naar khnadvies@khn.nl