Mag ik mijn medewerker nog een onbelaste kostenvergoeding verlenen?

Als werkgever moet je rekening houden met regels rond het al dan niet belasten van vergoedingen en verstrekking aan jouw medewerkers. Binnen de werkkostenregeling kun je maar een gedeelte van jouw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. Wat valt er onder de werkkostenregeling? En wat als je boven de vastgestelde percentages van de vrije ruimte komt? KHN zet de meest gestelde vragen over de werkkostenregeling op een rij.

De regels rond het wel of niet belasten van vergoedingen en verstrekking aan jouw medewerkers gelden sinds 1 januari 2015.

De werkkostenregeling in het kort

Werkgevers kunnen medewerkers vergoedingen geven. Je kunt hierbij denken aan een fiets van de zaak of een kerstpakket. Dit mag alleen onbelast als het totaalbedrag niet hoger is dan een bepaald percentage van de fiscale loonsom. Dit percentage wordt de vrije ruimte genoemd.

Voor 2024 geldt dat je maximaal 1,92% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. Voor 2023 was het percentage vastgesteld op 3%, net zoals in 2020 en 2021.

De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%. Komt het bedrag dat onbelast besteed wordt, boven de vrije ruimte, dan betaal je daarover 80% belasting.

Wat valt er onder de werkkostenregeling?

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen voor de volledige waarde onder de vrije ruimte van de fiscale loonsom:

• Fiets van de zaak
• Kerstpakketten
• Internet thuis en overige kosten voor thuiswerken
• Rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
• Producten uit eigen bedrijf
• Aandelen in bedrijf werkgever
• Personeelsfeesten en -reizen (consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihil waardering))
• Contributie vakbonden

Wat valt er niet onder werkkostenregeling?

• Vergoedingen of verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of uit piëteit, bijvoorbeeld:
  • Bloemetje bij ziekte, kaart voor huwelijk
• Intermediaire kosten (een vergoeding op declaratiebasis), bijvoorbeeld:
  • Medewerker gaat dineren met zakenrelaties en declareert dit
• Gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld:
  • Kosten woon- en werkverkeer (tot max. 0,23 euro per kilometer)
  • Zakelijke overnachtingen
  • Maaltijden op en buiten de werkplek als gevolg van overwerk, koopavonden en dergelijke (zie onder)
  • Kosten van onderhoud en verbetering van de kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. Hiertoe behoren onder meer vakliteratuur, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en inschrijving in beroepsregisters
  • Outplacement
  • Bijscholing
• Nihil-waarderingen, bijvoorbeeld:
  • Voorzieningen op de werkplek waarvan niet gebruikelijk is dat deze elders worden gebruikt of verbruikt (denk aan het gebruik van de werkplek zelf, vaste computer, kopieerapparaat, schrijfgerei, papier, vaste telefoon, koffie- en frisdrankautomaat)
• Kleding die de werkgever ter beschikking stelt en uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (denk aan uniformen, de sloof van de horecamedewerker)
• Consumpties op de werkplek, die geen deel uitmaken van een maaltijd
• Ter beschikking gestelde hulpmiddelen zoals computers en dergelijke apparatuur die werknemers ook buiten de werkplek kunnen gebruiken en voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt
• Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen (geen computers en dergelijke) die mede op de werkplek worden gebruikt en die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt.

Wat moet je doen met vaste vergoedingen?

Indien je een vaste kostenvergoeding wilt geven voor (bepaalde) van de genoemde kostensoorten, dan is het onder de werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de medewerkers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze voorwaarde, of hij geeft bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (zoals bijvoorbeeld 0,25 euro per kilometer voor reiskosten) dan valt (het bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen de vrije ruimte van de loonsom.

Wat gebeurt er als je boven het vastgestelde percentage uitkomt?

Het bedrag dat boven de werkkostenruimte van de fiscale loonsom uitkomt vormt het ‘eindheffingsloon’. Over dit eindheffingsloon moet de werkgever een eindheffingstarief van 80% betalen. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de medewerker af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.

De eindheffing van 80% mag de werkgever niet op de medewerkers verhalen. Omdat sprake is van eindheffingsloon is de werkgever hierover geen premies werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet verschuldigd. De medewerkers aan de andere kant krijgen over dit eindheffingsloon geen uitkeringsrechten.

Hoe zit het met maaltijden?

Verstrek je de medewerkers maaltijden, dan hanteert de Belastingdienst een waarde (normbedrag) van 3,90 euro per maaltijd. Dit normbedrag geldt voor het ontbijt, lunch en diner. Dat houdt dus in dat de 3,90 euro als loon van de medewerker moet worden gezien, of in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling moet worden ondergebracht. Een eventuele eigen bijdrage van de medewerker kun je van dit bedrag aftrekken, maar 3,90 euro is het maximum.

In 2023 was het normbedrag vastgesteld op 3,55 euro.

Als de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang heeft (werknemer eet tussen 17.00 uur en 20.00 uur) kan de maaltijd onbelast worden vergoed of verstrekt.

Waar valt een personeelsfeest onder?

Een bedrijfsfeest in de onderneming zelf is vrijgesteld. Bedrijfsfeesten buiten de onderneming, bijvoorbeeld in een horecabedrijf, zijn niet vrijgesteld. Kosten voor onderhoud en verbetering van de kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking gericht zijn vrijgesteld. Hiertoe behoren onder meer, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen ook als die in een horecabedrijf worden gegeven. Dit valt dus niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling.