De medewerker om wie het gaat, moet daar toestemming voor geven. Daarnaast moet er een noodzaak zijn waarom die gegevens daar vermeld staan. Bijvoorbeeld omdat iemand vertrouwenspersoon is. Daarnaast moet degene die het betreft op de hoogte zijn dat de gegevens daar met dat doel staan. Duidelijk moet ook zijn wie deze gegevens verwerkt (medewerker P&O) en bij wie de gegevens terecht kunnen komen (personeel).