Checklist voor effectief communiceren

Er zijn een aantal aandachtspunten waar je vooraf aan moet denken:

• Kies een rustig moment uit en zorg dat je de tijd hebt om het gesprek te voeren.
• Geef vooraf aan wat het doel van het gesprek is.
• Bereid het gesprek voor:
  • Weet welke punten je wilt bespreken.
  • Weet wat je wilt bereiken. Wat is het doel van het gesprek?
  • Bedenk wat je minimaal kunt bereiken zonder overeenstemming met de werknemer, dit is je minimumlimiet. Of bedenk een alternatief dat je kunt benoemen wanneer je er niet uitkomt.

Daarnaast hebben we een aantal tips voor tijdens het gesprek met een medewerker:

• Breng jouw boodschap op een duidelijke en feitelijk manier naar voren:
  • Benoem het probleem of gedrag dat je ziet of ervaart, vanuit jezelf. ‘Ik merk dat jij regelmatig niet beschikbaar bent’
  • Zorg ervoor dat je een positieve houding- en instelling hebt.
• Leg uit waarom dit voor jou of voor het bedrijf belangrijk is:
  • ‘Jouw aanwezigheid is belangrijk om de bezetting rond te krijgen’
• Geef aan wat je graag anders zou willen zien:
  • Formuleer dit als een verzoek en niet als niet een eis ‘Ik zou graag willen ….. , kunnen we gezamenlijk kijken wat voor jouw werkbaar is?
  • Verschuil je hierbij niet achter jouw functie of een ander.
• Vraag een reactie en probeer de belangen van de werknemer te achterhalen:
  • Vraag goed door om te begrijpen wat de werknemer belangrijk vindt. ‘Wat is de reden dat…’ / ‘wat maakt dat…’
  • Luisteren, Doorvragen en Samenvatten (LSD).
  • Stel open vragen en vermijd suggestieve vragen.
  • Erken de belangen van de ander.
• Luister goed naar punten van overeenstemming en benoem deze.
• Werk gezamenlijk aan het vinden van een oplossing:
  • Doe dit door verschillende oplossingen te benoemen vanuit de belangen van iedereen.
  • Kom elkaar tegemoet met oplossingen. ‘Als jij dit doet, dan doe ik dat’.

• Het is belangrijk om een verslag te maken van het gesprek. Hierdoor is het duidelijk wat er door beide partijen is gezegd en kunnen er geen misverstanden ontstaan. Schrijf bijvoorbeeld mee tijdens het gesprek en noteer belangrijke punten. Daarnaast moet je er voor zorgen dat gemaakte afspraken schriftelijk worden vastgelegd, zodat je hier altijd op terug kan komen.

Voor vragen en advies kunnen leden altijd terecht bij KHN Advies. Bereikbaar via 0348 489 489.

Zie ook

Checklist hanteren psychologische principes